Outlook: 25 astuces pour une parfaite maitrise

Sommaire

Outlook est le logiciel de gestion de mails occupant la première place. Un logiciel multitâche qui permet d’échanger des messages électroniques, d’organiser ses rendez-vous et de gérer ses tâches. L’utilisation est facile, mais quelques astuces permettent de vivre une expérience plus satisfaisante et de maitriser Outlook. 

Quelles sont les astuces qu’on peut utiliser sur Outlook ? 

 

Nous vous proposons une liste des 25 astuces pour vous aider à maitriser le logiciel. 

Astuce n°1: Les raccourcis clavier : CTRL+R pour répondre, CTRL+entrée pour envoyer, F3 pour recherche, CTRL+F pour transférer…

 

Astuce n°2: Ctrl+V pour la création d’un nouveau mail grâce à la presse papier

 

Astuce n°3: La création de dossiers

Pour organiser vos messages.

 

Astuce n°4: Un classement automatique

Possibilité de personnalisation dans les options « règles »

 

Astuce n°5: un modèle de message pour plus de rapidité

Asruce n°6:Se servir des indicateurs pour qu’un mail devienne une tâche

Notamment pour suivre un mail important 

 

Astuce n°7: Utilisation de Gmail

Il faut activer la fonction « IMAP » sur Gmail pour une bonne synchronisation. 

 

Astuce n°8: Les réponses automatiques

Très utiles quand vous êtes injoignable pendant un certain temps. 

 

Astuce n°9: La signature pour une personnalisation 

À choisir dans les options « signature »

 

Astuce n°10: Couleur et police de défaut

 

Astuce n°11: Le transfert de message au responsable

Pour les mails que vous ne pouvez pas gérer.

 

Astuce n°12: Importation des mails et des contacts

Cliquez sur Fichier et choisissez dans les options avancées l’option « exporter »

 

astuce n°13: Envoi discret à plusieurs destinataires

Les adresses sont à inscrire dans « Cci »

 

Astuce n°14: Fermeture automatique après une réponse

Une solution pratique qui vous fait gagner du temps.

 

Astuce n°15: L’insertion d’une capture d’écran

Vous pouvez choisir vos captures d’écran dans « insérer bandeau »

 

Astuce n°16: L’envoi planifié 

Différer L’envoi d’un message est possible sur Outlook dans l’option « différer diffusion ». 

 

Astuce n°17: Utiliser Outlook comme logiciel de messagerie par défaut

 

Astuce n°18: La notification 

Elle est activée par défaut, cependant il est possible de la personnaliser dans l’option « paramètres d’alerte sur le Bureau »

 

Astuce n°19: Suppression de message d’origine en cas de transfert ou de réponse

Dans les options courrier, vous pouvez changer tout ce qu’il y a en rapport avec le message d’origine. 

 

Astuce n°20: Taille limite

Envoyer un message qui dépasse le 20 Mo est impossible sur Outlook. Pour envoyer un mail plus gros, il faut supprimer cette limite. 

 

Astuce n°21: calendrier personnalisé

Pour mieux vous organiser notamment si votre heure de travail est décalée.  

 

Astuce n°22: utilisation de langage naturel

La création de réunion ou tâches peut se faire sans se rendre à la date voulue. « Demain », « le deuxième samedi » ou d’autres permet à Outlook d’inscrire votre rendez-vous sur la date exacte. 

 

Astuce n°23: la fonction drag & drop

Outlook propose la fonction Glisser-déposer pour créer un raccourci sur le bureau. 

 

Astuce n°24: recherche dans tous le dossier 

La recherche par défaut indique seulement les éléments dans le dossier qui est ouvert. Ce cas se change dans l’option recherche. 

Astuce n°25: Les fonctions complémentaires 

 

Des compléments sont ajoutés à Outlook pour améliorer l’utilisation. Par exemple, installation de Bananatag pour obtenir un accusé de lecture.